<< Сентябрь 2018 >>
  Пн. Вт. Ср. Чт. Пт. Сб. Вс.
>  27  28  29  30  31 1 2
> 3 4 5 6 7 8 9
> 10 11 12 13 14 15 16
> 17 18 19 20 21 22 23
> 24 25 26 27 28 29 30

Нужен ли в организации электронный документооборот


В любой компании со дня ее учреждения создается, обрабатывается и хранится большое количество документов. Для части из них обязательно хранение в бумажном виде. Но для согласования и обработки многих других документов внутри компании нет такого жесткого требования на уровне законодательного регулирования. Поэтому может оказаться целесообразным перейти на электронный документооборот. Степень такого перехода может быть различной. Согласование и обсуждение одних вопросов можно целиком перенести в электронную форму, а для других использовать комбинированный вариант, когда создается электронная копия завизированного несколькими людьми бумажного документа (который впоследствии может быть уничтожен). Кроме того, сам электронный документооборот можно реализовать по-разному: для одних задач будет достаточно стандартных почтовых программ, а для других желательно разработать или приобрести специализированное программное обеспечение.
Преимущества электронного документооборота

Каждое структурное подразделение взаимосвязано с другими отделами. Электронный документооборот помогает ускорить и систематизировать работу между отделами и подразделениями, особенно если существуют филиалы и представительства в разных городах.

Можно выделить три вида процессов, которые обычно связаны с бумажным документооборотом, но могут быть легко переведены на электронный:

    получение и направление различных запросов;
    подготовка претензий и исков;
    согласование договоров.

Электронный документооборот можно использовать также для согласования внутренних положений компании и других документов, в которых задействованы различные структурные подразделения.

Хранение части документов в электронном (в т. ч. в отсканированном) виде поможет экономить пространство, такие документы легче найти, с ними проще работать. Наконец в случае переезда компании или отдела это сокращает временные затраты.
Получение и направление запросов

Юридический отдел ежедневно получает огромное количество запросов из других отделов – на представление копий документов, на подготовку писем контрагентам. Кроме того, зачастую именно юридическому отделу приходится готовить ответы на те письма, которые поступают из правоохранительных и иных проверяющих органов.

Часто такие запросы требуют больших затрат времени, но при этом юристы ограничены четкими сроками на подготовку ответа или заключения.

Система электронного документооборота как минимум позволит видеть, когда запрос был отправлен, получен, и сколько времени есть на его исполнение.

Необязательно использовать для обмена запросами какую-либо специально написанную программу. Главное, чтобы обмен информацией в стандартных почтовых или иных программах давал возможность отслеживать соблюдение сроков. Причем речь идет о соблюдении сроков не только юристами, которые готовят необходимые документы, но и инициатором процесса. Иными словами, система должна позволять видеть, насколько своевременно запрос был передан юристам.
Внимание! Порядок направления запросов в электронном виде необходимо подробно описать в соответствующем регламенте

Если этого не сделать, переход от бумажного к электронному документообороту может привести к ослаблению дисциплины. Сотрудники, направляющие запрос, будут ожидать от юриста быстрого и качественного ответа, но при этом могут пренебрежительно относиться к составлению таких запросов – перестанут указывать в них всю необходимую информацию и т. п. Чтобы этого не случилось, в регламенте необходимо установить не только срок подготовки ответа и требования, которым должен соответствовать ответ юриста, но и четкие требования к самому запросу, при отсутствии которых юрист будет вправе отвечать на него в последнюю очередь.
Подготовка претензий и исков

Сам порядок направления юристам информации о том, что необходимо подготовить претензию или передать дело в суд, похож на процесс направления запроса о подготовке ответа на какое-либо письмо. Но в данном случае юристам нужны документы, подтверждающие обстоятельства, которые лягут в основу претензий, – акты сверок, счета, накладные и т. д.

Если в организации нет специализированной программы для электронного документооборота, можно установить правило: дополнительные документы должны быть приложены к письму, которое в адрес юриста направляет сотрудник другого подразделения компании.

Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить юристу то или иное задание будет в принципе невозможно, если к запросу не приложены соответствующие документы. В этом состоит преимущество специализированной программы перед запросом по электронной почте. Возможность предусмотреть стандартное или срочное выполнение поручения является, как правило, обычной функцией подобных программ.
Если информации недостаточно, юрист может отправить запрос обратно инициатору для доработки, что также отражается в программе.

Кроме того, может быть предусмотрена возможность автоматической пересылки конечного документа (письма, претензии, иска) на подпись исполнительному органу – в том случае, когда у сотрудников юридического отдела нет права подписи подобных документов.

В таком случае подписывающее лицо может внести свои замечания в документ без длительной процедуры направления документа в секретариат – в некоторых компаниях невозможно передать документы первым лицам компании напрямую.

Таким образом, вся подготовительная работа по сбору документов и получению информации проходит в сроки, которые можно установить в программе, с фиксацией всех замечаний заинтересованных лиц – это обеспечивается возможностью предусмотреть в программе участие не только инициатора запроса и юридического отдела, но и, например, дирекции и финансового департамента, включая бухгалтерию.
Согласование договоров

В процессе согласования договоров задействовано сразу несколько отделов – отдел инициатора договора, юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел. Иногда возникает необходимость и в привлечении других специалистов для понимания всех условий договора и рисков, связанных с его заключением.

При рассмотрении и согласовании типовых договоров, разработанных в самой компании, как правило, не возникает сложностей. Но проверка договора перед передачей на подпись позволяет отследить имеющиеся опечатки, разночтения в суммах и подтвердить одобрение финансовых условий финансистами. При этом электронное согласование может позволять одновременную проверку всеми согласующими лицами, включая даже тех, кого нет на рабочем месте. Как правило, есть возможность подключаться к специализированным программам через Интернет, и сотрудники IT-отдела смогут настроить такой доступ.

Рассмотрение нетипового договора в специализированной программе уже на начальной стадии позволяет:

    составить список согласующих лиц,
    определить сроки рассмотрения и подписания,
    а также автоматизировать передачу согласованного договора на подпись.

Как и в случае с исковыми заявлениями и претензиями, можно предусмотреть запрет согласования договоров без, например, приложенных к ним документов, полученных от контрагентов, и приложений, предусмотренных договором.

Для удаленных подразделений возможность такого согласования договора является существенным плюсом, поскольку им подписанный договор обычно отправляется только после согласования и подписания. В результате получение оригинала занимает некоторое время, что не всегда устраивает контрагентов.
Затраты и меры предосторожности

Приведенные выше примеры показывают, что организации, как правило, стоят перед выбором из трех вариантов:

    приобрести специализированную программу для документооборота;
    перевести в электронную форму только часть документооборота, используя для этого стандартное программное обеспечение;
    ничего не менять в работе организации (все запросы оформлять в бумажном виде, подтверждать их подписями и т. п.).

Чтобы принять решение, разумеется, необходимо учитывать не только преимущества каждого из вариантов, но и их недостатки.

Как и любое программное обеспечение, специализированную систему электронного документооборота сначала нужно разработать или же приобрести и доработать под цели конкретной компании, что не всегда делается просто и недорого.

Подобные программы могут содержать ограничение по одновременному использованию большим количеством пользователей – это может замедлить скорость работы или привести к программным сбоям и потерям данных, что создает определенные риски в том случае, если часть документов хранится только в программе.

Возможно, в небольшой организации, когда в согласовании документов задействовано несколько человек, серьезные финансовые вложения в специализированное программное обеспечение не так уж необходимы. Разумеется, при этом нужно понимать, что любая компания планирует развитие и рост (в т. ч. увеличение числа сотрудников), в связи с чем внедрение электронного документооборота на начальном этапе поможет впоследствии быстрее оптимизировать процессы, связанные с ростом компании.

Одним из недостатков можно считать то, что к программе может быть получен несанкционированный доступ, если этому не уделять должного внимания.

Для сотрудников компании нужно предусматривать разные уровни доступа, чтобы не допустить возможности чтения договоров дирекции сотрудниками, например, отдела закупок. Необходимую конфиденциальность гораздо проще соблюсти при использовании электронной почты или согласовании документов в бумажном виде.

Иногда при принятии решения заменить одну программу, используемую для электронного согласования документов, на другую невозможно осуществить автоматический перенос хранящихся файлов в новую систему. В таком случае возникает необходимость поддержки двух программ вместо одной, что тоже можно отнести к недостаткам электронного документооборота. Это может быть связано с неправильным планированием расходов на программу и невозможностью учесть все факторы, связанные с ее использованием.

Тем не менее, в конечном итоге плюсов, связанных с автоматизированным созданием и согласованием документов, гораздо больше чем минусов, поскольку затраты на программное обеспечение и его обслуживание окупаются при помощи экономии времени высокооплачиваемых специалистов.




Автор: Руководитель Центра от 14.02.2013   |  Оценка  




 
  



Также читайте следующие новости




















Связанные статьи
В списке участников собрания два адреса одного акционера. Направить уведомление можно по любому из них
Когда юрист, бухгалтер и финансист не могут понять друг друга
Предметная иерархия нормативных правовых актов. Два различных подхода судов
В случае повреждения вагонов вплоть до их списания компания, которая пользовалась ими, не должна платить владельцу штраф за простой
На земельном участке незаконно возведено сооружение. Какие исполнительные действия помогут его освободить
Как исправить существенные ошибки
фармацевтическое и медицинское право
Представительство по новым правилам. Что изменить в оформлении доверенностей к сентябрю
Применение кассового метода в бухучете: плюсы и минусы
Право собственности на недвижимость можно будет зарегистрировать по интернету
Защита прав медицинских организаций.
Продажа тура в рассрочку. Налогооблагаемый доход при «упрощенке»
Федеральная служба по финансовым рынкам упраздняется
Защита прав пациентов. Компенсация вреда от врачебной ошибки.
Отказ в приеме на работу. Как обосновать причины такого решения в суде
Споры с контрагентом в международном коммерческом арбитраже. Непривычные нюансы судебной процедуры
ВАС РФ решил бороться с тотальным оспариванием сделок банкрота
Переговоры с более сильным контрагентом. Как при заключении договора отстоять интересы компании
Установлена презумпция достоверности данных ЕГРЮЛ
Арбитражные суды смогут передавать исполнительные листы напрямую приставам

Вы не можете комментировать!
CMS Status-X